Klachtenregeling – Van der Vleuten & van Hooff

 

Van der Vleuten & Van Hooff
Gerechtsdeurwaarders en Incasso
IJmuiden –  Den Helder

I. Begrippen:

1. Onder “beklaagde” wordt verstaan: degene tegen wie een klacht wordt ingediend.
2. Onder “klager” wordt verstaan: degene die een klacht indient.
3. Onder “klachtbehandelaar” wordt de persoon als vermeld in artikel 14 van deze regeling verstaan.

II. Algemeen:

4. Ieder persoon heeft het recht een klacht in te dienen bij Van der Vleuten & Van Hooff Gerechtsdeurwaarders & Incasso over de wijze waarop deze zich ten opzichte van die persoon heeft gedragen.

5. Deze regeling is van toepassing op de behandeling van schriftelijke klachten die betrekking hebben op een gedraging van gerechtsdeurwaarders, (toegevoegd) kandidaat-gerechtsdeurwaarders en alle andere medewerkers van Van der Vleuten & Van Hooff Gerechtsdeurwaarders & Incasso ten opzichte van de klager en die voldoen aan de eisen vermeld in artikel 9 van deze regeling.

6. Bij de behandeling van mondeling ingediende klachten, dan wel klachten die betrekking hebben op een gedraging ten opzichte van een ander dan de klager, neemt Van der Vleuten & Van Hooff Gerechtsdeurwaarders & Incasso voldoende zorgvuldigheid in acht. Van der Vleuten & Van Hooff Gerechtsdeurwaarders & Incasso wijst de klager die een mondelinge klacht heeft ingediend op de mogelijkheid een schriftelijke klacht in te dienen.

7. Tegen een beslissing van Van der Vleuten & Van Hooff Gerechtsdeurwaarders & Incasso inzake de behandeling van een klacht over een gedraging als in artikel 4 bedoeld, kan geen beroep worden ingesteld. Indien de klager de klacht toch aan een nadere partij wenst voor te leggen, wordt deze hierbij op de mogelijkheid gewezen een klacht tegen de beklaagde in te dienen bij de Nationale Ombudsman dan wel de Kamer voor Gerechtsdeurwaarders bij de Rechtbank te Amsterdam.

III. Afhandeling schriftelijke klacht

8. Een per e-mail ingediende klacht wordt aangemerkt als een schriftelijke klacht.

9. Een schriftelijke klacht dient te zijn gericht aan: Van der Vleuten & Van Hooff Gerechtsdeurwaarders & Incasso, t.a.v. de klachtbehandelaar, Postbus 440, 1970 AK IJmuiden of per e-mail te worden verzonden aan: info@vdv-vh.nl.

10. De klacht dient te zijn gedagtekend en ondertekend en bevat daarnaast tenminste de naam en het adres van de klager evenals een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht. Indien de klacht niet is gedagtekend, wordt voor dagtekening de datum van ontvangst door Van der Vleuten & Van Hooff Gerechtsdeurwaarders & Incasso gehouden. De klacht dient aan het hoofd daarvan een duidelijke vermelding te bevatten dat het een klacht betreft.

11. De klacht dient in de Nederlandse taal te zijn gesteld, dan wel te zijn vergezeld door een behoorlijke vertaling. Klachten die daaraan niet voldoen, worden niet in behandeling genomen.

12. In iedere fase van de klachtafhandeling is Van der Vleuten & Van Hooff Gerechtsdeurwaarders & Incasso bevoegd om te bezien of de klager door een informele afhandeling van zijn klacht tevreden gesteld kan worden. Indien Van der Vleuten & Van Hooff Gerechtsdeurwaarders & Incasso aan die wensen tegemoet komt, vervalt de verplichting tot verdere toepassing van deze regeling.

13. De klacht wordt binnen 10 werkdagen na ontvangst schriftelijk door Van der Vleuten & Van Hooff Gerechtsdeurwaarders & Incasso aan de klager bevestigd.

14. Binnen Van der Vleuten & Van Hooff Gerechtsdeurwaarders & Incasso is de heer A.H.P.M. van der Vleuten, gerechtsdeurwaarder, belast met de behandeling van de klacht.

15. Van der Vleuten & Van Hooff Gerechtsdeurwaarders & Incasso is niet verplicht om een klacht in behandeling te nemen die betrekking heeft op een gedraging:
a. waarover al eerder een klacht is ingediend, die conform deze regeling is behandeld;
b. die langer dan één jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden;
c. waartegen door de klager enige vorm van bezwaar of beroep kan dan wel kon worden ingesteld;
d. die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie dan een administratieve rechter is onderworpen of onderworpen is geweest;
e. zolang terzake daarvan een opsporingsonderzoek of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing van een strafbaar feit en terzake daarvan een opsporingsonderzoek of vervolging gaande is;
f. indien het belang van de klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is, dan wel de klacht kennelijk ongegrond of onredelijk is.

16. Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt de klager zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen twintig werkdagen na ontvangst van het klaagschrift door Van der Vleuten & Van Hooff Gerechtsdeurwaarders & Incasso schriftelijk en gemotiveerd in kennis gesteld.

17. Een afschrift van het klaagschrift evenals van de daarbij gevoegde bijlagen, worden aan de beklaagde toegezonden of overhandigd. Aan die persoon zal een schriftelijke reactie worden verzocht danwel zal die persoon door de klachtbehandelaar worden gehoord.

18. De klachtbehandelaar stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, in de gelegenheid te worden gehoord op een van de kantoren van Van der Vleuten & Van Hooff Gerechtsdeurwaarders & Incasso, dan wel op een andere, door de klachtbehandelaar vast te stellen plaats. Hiervan kan worden afgezien indien voormelde personen verklaren daarvan geen gebruik te willen maken. Van het betreffende gesprek wordt een verslag opgesteld door de klachtbehandelaar.

19. De klacht wordt binnen 30 werkdagen na ontvangst afgehandeld.

20. De behandeling kan met ten hoogste 20 werkdagen worden verlengd. Van de verlening wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en de beklaagde.

21. Van der Vleuten & Van Hooff Gerechtsdeurwaarders & Incasso stelt de klager en de beklaagde schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar aanleiding van de klacht, evenals van de eventuele conclusies die daaraan verbonden worden.

22. Bij de kennisgeving aan de klager wordt melding gemaakt van de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Kamer voor Gerechtsdeurwaarders bij de Rechtbank te Amsterdam evenals de Nationale Ombudsman.

IV. Overig:

23. Van der Vleuten & Van Hooff Gerechtsdeurwaarders & Incasso registreert alle ingediende schriftelijke klachten en de wijze van afhandeling daarvan.

24. Deze regeling wordt bekend gemaakt via de website van Van der Vleuten & Van Hooff Gerechtsdeurwaarders & Incasso.

Deze klachtenregeling is in werking getreden op 1 juli 2009

Van der Vleuten & Van Hooff
Gerechtsdeurwaarders & Incasso

IJmuiden – Den Helder